Conseil n°10 : créer des documents bureautiques en téléchargement respectant les principes d’accessibilité

Résumé

Des milliers de fichiers bureautiques sont créés et échangés chaque jour et nombre d’entre eux sont mis à disposition du public en étant consultables et téléchargeables depuis des sites internet. Au même titre que les sites, ces fichiers doivent entrer en conformité avec les règles d’accessibilité numérique.

En fonction du fichier à télécharger, il s’agira de s’assurer que le contenu est accessible : si le format du fichier le permet (Microsoft Office, Open Office, Adobe PDF, EPUB/Daisy), ce fichier est soit rendu nativement accessible, soit une version alternative accessible est mise à disposition en complément soit une version alternative au format HTML accessible ou une page web).

Bénéfice pour l’internaute

Sur un site web, la consultation de fichiers bureautiques à télécharger est parfois le seul moyen d’obtenir des informations. La mise en accessibilité de ces fichiers permettra aux utilisateurs d’aides techniques de consulter ces contenus.

Note 1

Le format .txt n’est pas un format reconnu compatible avec l’accessibilité.

Note 2

Dans le cas de la mise en accessibilité d’un document au format PDF, le contenu visible et utile à la compréhension de l’information doit être balisé pour être restitué correctement par un lecteur d’écran.
Par exemple, l’outil Adobe Acrobat DC (logiciel payant) permet de réaliser l’action de balisage de l’information, automatiquement et/ou manuellement.
Attention : un contenu balisé automatiquement par un outil ne signifie pas que le contenu est nécessairement conforme avec les règles d’accessibilité.

Astuce 1

Des logiciels de la Suite Office de Microsoft (Word, Excel, Powerpoint…) intègrent nativement un outil de vérification de l’accessibilité des contenus. Il s’agit d’une vérification automatique qui couvre en partie la conformité avec les critères d’accessibilité. L’affichage des erreurs et des points de vigilance s’accompagne systématiquement de la raison de la remontée de l’erreur (« Pourquoi corriger ? ») ainsi que de la méthode de correction (« Comment corriger ? »).

Astuce 2

Il est possible de générer un document au format PDF, accessible, à partir d’un fichier au format .docx dans Word. Au préalable, il est nécessaire de rendre accessible le fichier .docx en se référant aux nombreuses ressources disponibles en ligne sur le sujet (« Créer des documents bureautiques accessibles » de la DINSIC). Convertir le document au format .docx au format .pdf depuis le menu « Fichier / Enregistrer sous » puis en sélectionnant « PDF » dans « Type ».

Exemple